Raccoglitrice di mele Sebbene il lavoro con i compiti e il metodo GTD sia generalmente dominio delle piattaforme Mac e iOS, non sempre è possibile trovare un'applicazione adatta che sia anche multipiattaforma, quindi a volte bisogna improvvisare. Uno dei nostri lettori ha trovato una soluzione interessante per l'azienda utilizzando l'applicazione per prendere appunti Evernote e ha deciso di condividerla con noi.
Come è iniziato
I compiti aumentano, il tempo diminuisce e la carta per gli appunti non basta più. Ho già provato più volte a passare al formato elettronico, ma finora ha sempre fallito perché la carta è sempre "più veloce" e sicuramente conoscete la meravigliosa sensazione di poter cancellare la cosa finita che si è bevuta il tuo sangue più volte.
Quindi la velocità di organizzazione e di input ovunque mi trovi risulta essere assolutamente fondamentale, almeno per me. Ho attraversato un periodo di carta sul desktop, file con note, programmi locali come Task Coach, tentativi di utilizzare un sistema centrale di tracciamento delle richieste per appunti personali, ma alla fine ho sempre preso una matita A4 + e ho aggiunto e aggiunto, cancellato e aggiunto...
Ho scoperto che non sono solo in un'azienda con requisiti simili, quindi io e il mio collega ci siamo seduti alcune volte, abbiamo messo insieme i requisiti e abbiamo cercato, testato. Cosa abbiamo richiesto per le importanti proprietà della nostra "nuova carta"?
Nuovi requisiti di sistema
- Velocità di ingresso
- Sincronizzazione nel cloud: appunti sempre con te su tutti i dispositivi, possibile condivisione con altri
- Multipiattaforma (Mac, Windows, iPhone, Android)
- Chiarezza
- Possibilità di collegamento tramite e-mail
- Opzioni per gli allegati
- Qualche soluzione per il calendario
- Connesso con sistema di tracciamento delle richieste in azienda e persone esterne al nostro sistema
- La possibilità di scorciatoie da tastiera nel sistema
- Stabilità
- Ricerca facile
I miei inizi con Evernote
Dopo un'inutile ricerca del Santo Graal, abbiamo iniziato a provare Evernote, e lui mi ha ispirato a farlo Questo articolo. Non è una soluzione ideale, alcuni difetti sono emersi solo dopo un'implementazione intensiva, ma sulla carta vince comunque e durante l'ultimo mese di utilizzo gli aggiornamenti hanno risolto molte cose.
Evernote e GTD
- I QUADERNI (Blocchi) lo utilizzo per categorie di note come segnalibri, privati, tecnologia, supporto, base di conoscenza, compiti reali, non classificabili a ingresso POSTA IN ARRIVO.
- TAGS Lo uso di nuovo per le loro priorità. L'assenza di un calendario (spero che gli sviluppatori risolvano col tempo) è sostituita da un tag iCal_EVENTS, dove ho inserito delle note che sono duplicate anche nel calendario. Quindi, quando li incontro, so che sono stati catturati e mi prendo cura di loro non appena appare il promemoria. Non ho ancora pensato a nessun'altra soluzione. I riferimenti sono note per il tipo futuro "quando cerco qualcosa per il prossimo progetto". Fatto, questa è la cancellazione del compito finito.
- I progetti più grandi hanno il proprio taccuino, quelli più piccoli li risolvo solo all'interno di un foglio e li inserisco caselle di controllo delle cose da fare. Le lettere e i numeri all'inizio facilitano la selezione della categoria data durante la creazione di una nota (basta premere il tasto "1" e entrare) e forniscono anche l'ordinamento.
- Passo l'anteprima predefinita a Tutti i quaderni un tag Oggi, un collega utilizza a questo scopo un tag aggiuntivo al più presto (appena possibile) per distinguere l'importanza nell'arco di una giornata, ma per il mio stile di lavoro di solito non è necessario.
Cosa ha portato Evernote
Velocità di ingresso
- In Mac OS X, ho scorciatoie da tastiera per: Nuova nota, Incolla appunti in Evernote, Ritaglia rettangolo o Windows in Evernote, Ritaglia schermo intero, Cerca in Evernote).
- Lo uso di più Nuova nota (CTRL+CMD+N) a Incolla gli appunti su Evernote (CTLR+CMD+V). questa scorciatoia da tastiera inserisce anche un collegamento all'e-mail o all'indirizzo web originale nella nota, se lo utilizzo, ad esempio, in un client di posta o in un browser.
sotto Android c'è un widget per inserire rapidamente nuove note. - I taccuini appena creati si adatteranno automaticamente a me POSTA IN ARRIVO, se avrò tempo assegnerò adesso il taccuino e il tag di priorità corretti, altrimenti lo ordinerò in seguito, ma l'attività non andrà persa, è già registrata.
Sincronizzazione nel cloud
- Le note, inclusi gli allegati, si sincronizzano con l'archivio cloud Evernote, il limite dell'account gratuito è di 60 MB/mese, che sembra essere sufficiente per i testi e le immagini occasionali. Quindi ho sempre la versione più recente sul mio telefono, computer o sul sito web.
- Lo stesso vale per un collega con cui condivido alcuni dei miei laptop. Li vede sotto la scheda Condivisoo sul sito web nel suo account. La versione a pagamento consente anche la modifica dei taccuini condivisi, se il proprietario lo consente.
- È possibile creare un collegamento Web a un determinato taccuino o nota e inviarlo a una terza persona tramite e-mail. Può quindi salvare il collegamento sul suo account Evernote o semplicemente accedervi da un browser senza effettuare l'accesso (dipende dalle impostazioni dei diritti di condivisione).
- Allo stesso tempo, utilizzo i collegamenti web come ponte tra l'azienda sistema di tracciamento delle richieste per informare gli altri sullo stato di una determinata attività
- Le note sono sul server, sotto Mac OS X e Win sono tutte sincronizzate, su Android solo le intestazioni e il messaggio indicato viene scaricato solo dopo averlo aperto. Nella versione completa è possibile configurare laptop completamente sincronizzabili.
- Ecco la prima grave mancanza da segnalare, che si spera venga risolta con aggiornamenti nel tempo. Evernote su Windows non può connettere laptop condivisi.
Approccio multipiattaforma
- Applicazione Mac OS X: può eseguire tutte le funzioni della versione web
- Android: non è possibile condividere taccuini, altrimenti tutto (inclusi allegati, audio, note fotografiche), bel widget desktop
- iOS: può fare tutto tranne gli stack di notebook e ovviamente non ha widget
- Windows: non è possibile condividere taccuini condivisi, ma può eseguire la cartella di controllo dei file: funzionalità interessante per inserire automaticamente le note nel taccuino predefinito.
- Esiste anche sulle seguenti piattaforme: Blackberry, WinMobile, Palm
- È possibile accedere all'interfaccia completa di Evernote da qualsiasi browser Internet
- Opzione per collegare l'e-mail: se invio un'e-mail tramite una scorciatoia da tastiera a Evernote, ho un collegamento locale all'e-mail al suo interno, almeno in Mac OS X
Altri benefici
- Opzione allegati: la versione gratuita è limitata a 60 MB/mese e allegati immagini e PDF, la versione a pagamento offre 1 GB/mese e allegati in qualsiasi formato.
- Collegamento con altri sistemi aziendali e persone esterne al nostro sistema tramite collegamenti Web: non è una soluzione perfetta, ma utilizzabile sì (devono essere creati tramite accesso Web, ecco perché ho già collegamenti già pronti nei miei segnalibri). In alternativa, l'attività specificata può essere inviata tramite e-mail direttamente dall'applicazione, ma senza collegamento.
- La possibilità di scorciatoie da tastiera nel sistema.
- Stabilità - anche in casi eccezionali in cui fosse necessario ripetere la sincronizzazione con il server Evernote. Tuttavia, questo problema non si è verificato di recente.
- Ricerca facile.
- Un'interessante funzione di riconoscimento del testo utilizzando la tecnologia OCR, vedi l'immagine qui sotto.
Ciò che Evernote non ha fornito
- Non ha ancora un calendario (lo sto sostituendo con un tag iCal_EVENTS).
- I taccuini condivisi non sono completamente implementati (Windows, app mobili).
- Proprietà diverse su piattaforme diverse.
- Non può risolvere i compiti da solo :)
Evernote per Mac (Mac App Store – gratuito)
L'autore dell'articolo è Tomas Pulc, a cura di Michal Ždanský
Interessante usare Evernote. Tuttavia, Evernote è quasi inutilizzabile per me su Windows XP. Non so in cosa abbiano scritto l'applicazione desktop, ma è molto lenta (non ho il coraggio di aspettare 3 secondi affinché venga massimizzata da uno stato ridotto a icona nel sistema) e instabile (i suoi arresti anomali sono quotidiani occorrenza). Non parla del consumo di memoria. Ma deve funzionare meglio su Mac.
Ho lavorato a lungo su uno strumento GTD per combinare un iPhone con un PC e alla fine ho optato per Remember The Milk. Recentemente è stato aggiunto uno strumento assolutamente perfetto per la sincronizzazione cloud con Outlook. Tutto funziona velocemente e senza problemi. Si acquista al prezzo di 25$/anno, che non è poco, ma finora non ho trovato niente di meglio. L'applicazione per iPhone è ergonomicamente di alto livello e gratuita, quindi paghi solo per la comodità della sincronizzazione. Se hai bisogno di sbarazzarti della spina nel fianco in termini di attività in Outlook aziendale e sul tuo iPhone, ti consiglio provandolo. La sincronizzazione con Outlook è gratuita per 15 giorni, più che sufficienti per il test.
https://www.rememberthemilk.com/
Si sincronizza molto male con Outlook!!! Non supporta nemmeno le categorie!
Se utilizzi Chrome, è un'ottima cosa scaricare un plug-in con cui puoi inviare note o pagine Web a Evernote direttamente dal browser. http://bit.ly/fRbegU
Graficamente molto bello e chiaro. Ha esattamente ciò che manca agli altri tasker. Mostra un elenco di attività, inclusa una parte delle relative etichette. Non è necessario fare clic sull'intestazione per leggere di cosa tratta la nota.
Ma la sincronizzazione richiede un po' più tempo di quanto vorrei. Non ha, oppure non ho trovato le notifiche. Non posso vivere senza di loro. E niente affatto senza calendario.
Secondo me, note, attività e calendario vanno insieme. Perché usare tre app quando solo una può gestirle. Purtroppo non ne ho ancora trovato uno esattamente di mio gusto.
Ma devo ammettere che è un bel programma. Cercherò aggiornamenti. Forse riceverò un calendario e notifiche. Grazie per il consiglio.
E non sai se gli sviluppatori hanno intenzione di implementare un calendario? La soluzione che utilizza i tag Tomorrow, Today non ha senso (il giorno dopo sarà ancora Tomorrow, Today..).
Non vedo il produttore di Evernote confermarlo. Ordinare in base alle priorità come oggi, domani dopo, fatto... secondo me ha senso nel caso in cui una persona debba completare i compiti in una certa sequenza, senza una scadenza chiara con precisione in ore, che è esattamente il mio caso, io non so in anticipo quanto tempo richiederanno determinati lavori, ecco perché questo trideni mi va bene. Secondo me il metodo gtd è proprio questo, raccontarsi l'importanza e non la scadenza.
Un'ottima applicazione per le attività e la loro sincronizzazione tramite il server Exchange con Outlook è IMExchange 2. Costa 5,99 euro e sincronizza le attività con tutti i parametri e le categorie. Sincronizza anche le note.
È possibile utilizzare Evernote offline?
Ho letto sul Mac AppStore che non è possibile :-(
Grazie per il consiglio :)
Ovviamente è possibile, semplicemente non si sincronizza, ma memorizza tutti i contenuti localmente.
E dopo la connessione, presumo che si sincronizzerà automaticamente :)
Naturalmente ;-) E si può fare anche manualmente.
Sì, ma solo l'applicazione desktop nella versione gratuita. Il dispositivo mobile ha solo oggetti delle note offline e note create su un determinato dispositivo. L'account premium può selezionare taccuini nella versione mobile che verranno sincronizzati completamente offline.
scaricato :)
Vado a giocare :D
Buona giornata! Non parlo ceco ma volevo ringraziarti per il link al sito e il feedback onesto sul mio post su Evernote. Non è uno strumento perfetto ma funziona abbastanza bene per come lo sto usando :-)
Il tuo post e questo post mi hanno aperto gli occhi :D
Prima di questo ho provato a utilizzare Things, ma quando Evernote ha OnlineSync, sono felice di utilizzare questo fantastico strumento :)
Uso note fantastiche. Ha un calendario, si sincronizza con evernotes e google docs e funziona senza problemi.
Outlook + Exchange = problema risolto
Lo uso da più di un anno e vorrei sottolineare la formattazione del testo. Se hai inserito una nota con qualsiasi tipo di formattazione del testo o hai inserito caselle di controllo, sarà leggibile solo su dispositivi mobili (ipad, Android). Se accetti l'offerta sul tuo cellulare di modificare una nota, noterai la formattazione dopo la sincronizzazione. È ottimo per semplici note di testo e clip. La bomba è la possibilità di inserire note via email.