Ondrej Holzmann Secondo molti la posta elettronica è un mezzo di comunicazione ormai obsoleto, eppure nessuno riesce a liberarsene e la utilizza tutti i giorni. Il problema però potrebbe non essere tanto nella posta elettronica in quanto tale, anche se molti sicuramente non saranno d’accordo, quanto nel modo in cui la usiamo e la gestiamo. Utilizzo l'applicazione Mailbox da più di un mese e posso dire senza tormento: usare la posta elettronica è diventato molto più piacevole e, soprattutto, più efficiente.
Va detto in anticipo che Mailbox non è una rivoluzione. Il team di sviluppo, che poco dopo il rilascio dell'applicazione (allora solo per iPhone e con una lunga lista d'attesa) acquistò Dropbox visto il suo successo, ha costruito solo un moderno client di posta elettronica che combina funzioni e procedure ben note di altre applicazioni , ma spesso completamente trascurato nella posta elettronica. Ma fino a poche settimane fa non aveva senso utilizzare Mailbox. Per molto tempo esisteva solo su iPhone, e non aveva senso gestire i messaggi elettronici in modo diametralmente diverso su iPhone che su Mac.
Ad agosto, però, è finalmente arrivata la versione desktop di Mailbox, per ora con un adesivo beta, ma è anche sufficientemente affidabile da sostituire immediatamente il mio precedente gestore di posta elettronica: Mail di Apple. Naturalmente nel corso degli anni ho provato altre alternative, ma prima o poi finisco sempre per tornare all'app di sistema. Gli altri di solito non offrivano nulla di essenziale o innovativo.
Gestire la posta elettronica in modo diverso
Per comprendere Mailbox è necessario fare una cosa fondamentale, ovvero iniziare ad utilizzare la posta elettronica in modo diverso. La base di Mailbox è, seguendo l'esempio dei popolari libri delle attività e dei metodi di gestione del tempo, raggiungere la cosiddetta Posta in arrivo Zero, ovvero uno stato in cui non avrai più posta nella tua casella di posta.
Personalmente mi sono avvicinato a questo metodo con meno apprensione, perché non sono mai stato abituato a una casella di posta pulita, anzi, controllavo regolarmente centinaia di messaggi ricevuti, solitamente non ordinati. Tuttavia, come ho scoperto, Inbox Zero ha senso se implementato correttamente non solo tra le attività, ma anche nella posta elettronica. La casella di posta è strettamente correlata alle attività: ogni messaggio è in realtà un'attività che devi completare. Finché non fai qualcosa al riguardo, anche se lo leggi, si "accenderà" nella tua casella di posta e richiederà la tua attenzione.
Puoi eseguire un totale di quattro azioni con il messaggio: archiviarlo, eliminarlo, rinviarlo a tempo indeterminato/indefinitamente, spostarlo nella cartella appropriata. Solo se applichi uno di questi passaggi il messaggio scomparirà dalla posta in arrivo. È facile, ma molto efficace. Una gestione simile della posta elettronica si potrebbe sicuramente praticare anche senza Mailbox, ma con essa tutto si adatta ad una gestione simile ed è questione di imparare pochi gesti.
Casella di posta elettronica come elenco di cose da fare
Tutte le e-mail in arrivo finiscono nella casella di posta, che si trasforma in una stazione di trasferimento in Mailbox. Potrai leggere il messaggio, ma non è detto che in quel momento perderà il punto che indica un messaggio non letto e si inserirà tra decine di altre email. La posta in arrivo dovrebbe contenere il minor numero di messaggi possibile ed essere in attesa di quelli nuovi, senza dover ripercorrere vecchi "casi" già risolti quando li riceve.
Non appena arriva una nuova email, è necessario gestirla. Mailbox offre varie procedure, ma quelle più basilari assomigliano più o meno a questa. Arriva una email, rispondi e poi la archivi. Archiviare significa che verrà spostato nella cartella Archivio, che in realtà è una sorta di seconda casella di posta con tutta la posta, ma già filtrata. Dalla casella di posta principale, oltre all'archiviazione, puoi anche scegliere di eliminare immediatamente il messaggio, a quel punto verrà spostato nel cestino, dove non potrai più accedervi, ad esempio tramite ricerca, se fai non desideri farlo esplicitamente, e così non sarai più disturbato da posta non necessaria.
Ma ciò che rende Mailbox uno strumento così efficace per la gestione della posta elettronica sono le altre due opzioni per gestire i messaggi nella posta in arrivo. Puoi posticiparlo di tre ore, per la sera, per il giorno successivo, per il fine settimana o per la settimana successiva: in quel momento il messaggio scomparirà dalla casella di posta, per poi riapparire come "nuovo" dopo l'orario selezionato . Nel frattempo si trova in una cartella speciale "messaggi rimandati". La posticipazione è particolarmente utile quando, ad esempio, non puoi rispondere subito a un'e-mail o devi tornarci in futuro.
Puoi rimandare i nuovi messaggi, ma anche quelli a cui hai già risposto. In quel momento, Mailbox sostituisce il ruolo del task manager e sta a te decidere come utilizzare le sue opzioni. Personalmente ho provato più volte a connettere il client di posta con la mia lista di attività (nel mio caso Things) e la soluzione non è mai stata ideale. (Puoi utilizzare diversi script su Mac, ma non hai alcuna possibilità su iOS.) Allo stesso tempo, le e-mail sono spesso direttamente collegate a singole attività, per soddisfare le quali dovevo trovare il messaggio dato, sia per rispondere o il suo contenuto.
Sebbene Mailbox non abbia la possibilità di collegare un client di posta elettronica a un elenco di attività, almeno ne crea uno da solo. I messaggi posticipati te li ricorderanno nella tua casella di posta come se fossero attività in qualsiasi lista di cose da fare, devi solo imparare a lavorarci.
E infine, Mailbox offre anche la tradizionale "archiviazione". Invece di archiviare, puoi salvare ogni messaggio o conversazione in qualsiasi cartella per ritrovarli rapidamente in seguito, oppure puoi archiviare le conversazioni correlate in un unico posto.
Facile da controllare come alfa e omega
Il controllo è fondamentale per il funzionamento semplice ed efficiente delle procedure sopra menzionate. L'interfaccia di base di Mailbox non è diversa dai client di posta elettronica tradizionali: il pannello di sinistra con un elenco di singole cartelle, il pannello centrale con un elenco di messaggi e il pannello di destra con le conversazioni stesse. Naturalmente stiamo parlando del Mac, ma Mailbox non sfigura nemmeno su iPhone. La differenza sta principalmente nel controllo: mentre in altre applicazioni basta fare clic ovunque o utilizzare scorciatoie da tastiera, Mailbox scommette sulla semplicità e sull'intuitività sotto forma di gesti di "scorrimento".
Altrettanto importante è che passare il dito sul messaggio lo trasferisce anche sui computer, dove è una soluzione altrettanto conveniente con i touchpad dei MacBook. Questa è la differenza, ad esempio, rispetto a Mail.app, dove Apple ha già iniziato ad applicare principi simili almeno nella versione iOS, ma su Mac è ancora un'applicazione macchinosa e con meccanismi vecchi.
In Mailbox trascini un messaggio da sinistra a destra, appare una freccia verde che indica l'archiviazione, in quel momento lasci andare il messaggio e viene automaticamente spostato nell'archivio. Se trascini un po' più in là, apparirà una croce rossa che sposterà il messaggio nel cestino. Quando trascini nella direzione opposta, otterrai un menu per posticipare il messaggio o inserirlo nella cartella selezionata. Inoltre, se ricevi regolarmente email che non vuoi ricevere durante la settimana, ma solo nel fine settimana, puoi impostare il loro posticipo automatico in Mailbox. Il cosidetto Per qualsiasi messaggio è possibile impostare regole di "scorrimento" per l'archiviazione, la cancellazione o la memorizzazione automatica.
Il potere nelle piccole cose
Invece di soluzioni complesse, Mailbox offre un ambiente semplice e pulito che non distrae con elementi non necessari, ma concentra l'utente principalmente sul contenuto stesso del messaggio. Inoltre, il modo in cui vengono creati i messaggi crea la sensazione che non ci si trovi nemmeno nel client di posta, ma si stiano inviando messaggi classici. Questa sensazione è particolarmente migliorata utilizzando Mailbox su iPhone.
Dopotutto, utilizzare Mailbox insieme ad un iPhone e un Mac è incredibilmente efficace, perché nessun client può competere con l'applicazione Dropbox, soprattutto in termini di velocità. Mailbox non scarica messaggi completi come Mail.app, che poi archivia in volumi crescenti, ma scarica solo le parti di testo assolutamente necessarie e il resto rimane sui server di Google o Apple1. Ciò garantisce la massima velocità durante il download di nuovi messaggi, motivo per cui non è presente alcun pulsante per aggiornare la casella di posta in Mailbox. L'applicazione mantiene un contatto costante con il server e consegna immediatamente il messaggio alla casella di posta.
Anche la sincronizzazione tra iPhone e Mac funziona in modo altrettanto affidabile ed estremamente rapido, come riconoscerete, ad esempio, dalle bozze. Scrivi un messaggio sul tuo Mac e continualo sul tuo iPhone in pochissimo tempo. Le bozze vengono gestite in modo molto intelligente da Mailbox: non vengono visualizzate come messaggi separati nella cartella delle bozze, ma si comportano come parti di conversazioni già esistenti. Quindi, se inizi a scrivere una risposta sul tuo Mac, rimarrà lì anche se chiudi il computer e potrai continuare a scrivere sul tuo iPhone. Apri quella conversazione. Uno svantaggio minore è che tali bozze funzionano solo tra cassette postali, quindi se accedi accidentalmente alla casella di posta da qualche altra parte, non vedrai le bozze.
Ci sono ancora ostacoli
La casella di posta non è una soluzione per tutti. Molti potrebbero non sentirsi a proprio agio con il principio di Inbox Zero, ma chi lo pratica, ad esempio nella gestione delle attività, potrebbe apprezzare subito Mailbox. L'arrivo della versione Mac è stato fondamentale per l'usabilità dell'applicazione, senza di essa non avrebbe senso utilizzare Mailbox solo su iPhone e/o iPad. Inoltre, la versione per Mac è stata aperta al pubblico per diverse settimane dal beta testing chiuso, sebbene mantenga ancora il soprannome di beta.
Per questo motivo occasionalmente possiamo riscontrare errori nell'applicazione, anche la qualità e l'affidabilità della ricerca nei vecchi messaggi è peggiore, tuttavia, si dice che gli sviluppatori stiano lavorando molto su questo. Solo per cercare nell'archivio, a volte ero costretto a visitare l'interfaccia web di Gmail, perché Mailbox non aveva nemmeno scaricato tutte le email.
Tuttavia, molti troveranno un problema fondamentale all'avvio stesso di Mailbox, che attualmente supporta solo Gmail e iCloud. Se usi Exchange per la posta elettronica, sei sfortunato, anche se ti piace di più Mailbox. Come per altri client di posta elettronica, tuttavia, non c'è pericolo che Dropbox rinunci alla sua applicazione e smetta di svilupparla, anzi, possiamo piuttosto guardare con ansia all'ulteriore sviluppo di Mailbox, che promette una gestione più piacevole di e-mail altrimenti impopolari.
- Sui server Google o Apple perché Mailbox attualmente supporta solo account Gmail e iCloud. ↩
Ehm. Finché non può fare Exchange, per me è inutile.
Lo uso quotidianamente e sono abbastanza soddisfatto.
Ma è vero che per la ricerca utilizzo sempre il client di posta nativo o l'interfaccia web di Gmail, perché Mailbox è piuttosto inaffidabile a questo riguardo (si spera ancora).
A volte viene visualizzato anche l'allegato PDF in modo errato, ad esempio da Česká Spořitelna, la conferma del pagamento, che è in PDF, viene automaticamente visualizzata come testo completo nel corpo dell'e-mail e l'e-mail appare anche senza allegato.
Per il resto, però, mi ha aiutato magnificamente a sistemare la pila di email che ho accumulato in xx anni, quindi sono soddisfatto. Anche il collegamento di più account funziona benissimo.
Lo uso anche su iPad/iPhone e sto aspettando Exchange, quindi per ora Airmail Beta su Mac, che consiglio vivamente.
Sfortunatamente, con questa restrizione su Gmail, è in qualche modo inutile se utilizzi la posta aziendale...
Ho una domanda, è possibile ordinare la posta (anche manualmente) in cartelle diverse, ad es. ad esempio per destinatari o cartelle create manualmente?
Se no, qualcuno ne conosce uno?
Mi occupo principalmente dell'ambiente iOS.
Grazie
Sì, utilizzando i filtri. Crei caselle di posta con i nomi dei destinatari e/o dei gruppi e utilizzando i filtri, dove inserisci i parametri per ogni filtro aggiuntivo, quindi le e-mail vanno dove vuoi e vengono ordinate automaticamente.
Mi dispiace per il mio errore. Ho dimenticato di dire che Gmail e iCloud non mi bastano.
Vorrei qualcosa di universale. Ho provato Boxer e non può farlo.
Penso che i filtri in Mail.app su Mac possano essere applicati a qualsiasi casella di posta. Ma vengono eseguiti solo quando viene avviata l'applicazione e vengono caricate le e-mail (non vengono eseguiti sul server)
Non solo grazie a Exchange, rimango con il sistema Mail e il componente aggiuntivo MailHub: il componente aggiuntivo aiuterà in modo significativo con l'ordinamento e l'organizzazione dei messaggi e potrà persino impostare un promemoria per un messaggio specifico. In realtà, può eseguire le funzionalità descritte qui e qualcosa in più. Infatti, devo ancora trovare un componente aggiuntivo che visualizzi gli allegati email separatamente dal corpo dei messaggi e la possibilità di aprire documenti Word ed Excel direttamente nella finestra del client con l'opzione di copiare il contenuto (come nel caso di MS Outlook) e non avrei nulla che mi manchi in Mail: -)
Non esiste qualcosa di simile a MailHub per iOS?
L'inizio con questa app è stato piuttosto imbarazzante per me. Ma quando siamo riusciti a smistare le email in breve tempo, ho iniziato a divertirmi con questa app.
Mi dà fastidio solo che non riesco a impostare le altre mie e-mail che ho assegnato a Gmail durante le odi.
molto lento su iPhone 4 (iOS 7). Al contrario, la classica Mail.app è super veloce. Quindi sono tornato al classico che è sintonizzato con il sistema.
C'è un modo per lavorare con le e-mail contrassegnate da Mail.app nella casella di posta? Sarebbe utile per me ottenere la sincronizzazione con una cartella relativamente nuova che guarirebbe il ruolo contrassegnato. Nel flusso di lavoro attuale, divido le email in contrassegnate e ultime
Mi sembra che l'app consumi parecchia batteria (ip5s con ios7). Qualcuno ha un'esperienza simile?
perché vedo 2700 email sopra l'icona? l'app non riesce a distinguere tra letto e non letto?
Questo è il principio della casella di posta zero. Un messaggio viene considerato risolto solo quando viene spostato nell'archivio. Non ha senso distinguere tra messaggi letti e non letti, ma solo contare i messaggi nella posta in arrivo.
Utilizzo l'app da circa un mese e il mio entusiasmo iniziale si sta gradualmente trasformando in delusione. L'idea è fantastica, ma l'app è ancora abbastanza non richiesta. Sono particolarmente infastidito da quanto segue: quando c'è un gran numero di email, è incredibilmente lento su iPhone 4s con iOS 7.1, quando clicco su un messaggio in un thread con una grande quantità di conversazioni, inizia a scorrere in modo casuale da qualche parte in mezzo al testo, e non riesco ad allegare nessun allegato sull'ipad air (dopo aver cliccato sull'apposito pulsante non succede nulla). Il momento clou di oggi è stato quando ho lavorato sulla mia email sull'iPhone, l'ho salvata nella bozza, ci sono tornata dopo un po' di tempo sull'iPad, ho finito di scrivere, l'ho inviata e poi ho scoperto che la bozza era stata inviata, senza ulteriori modifiche. Sono abbastanza sicuro di aver inviato l'intero messaggio. Quindi sto cercando un'alternativa comprovata. Qualcuno ha risolto un problema simile?