Pietro Legante Nella seconda parte della serie OmniFocus, incentrata sul metodo Getting Things Done, continueremo con la prima parte e ci concentreremo sulla versione per Mac OS X. È apparsa all'inizio del 2008 e ha iniziato il viaggio di successo di questa applicazione tra gli utenti.
Penso che se OmniFocus scoraggia i potenziali utenti, potrebbe essere il prezzo e la grafica. Per quanto riguarda l'applicazione Mac, durante i primi passi, l'utente si chiederà sicuramente più volte perché sembra così. Ma le apparenze possono ingannare.
A differenza della versione per iPhone, su Mac puoi regolare quasi tutto, che si tratti del colore dello sfondo, dei caratteri o delle icone sul pannello. Pertanto, tutto ciò che ti dà fastidio può con un'alta probabilità essere adattato alla tua immagine. E sono sicuro che dopo alcuni giorni di utilizzo non rimpiangerai il prezzo di acquisto apparentemente elevato. Se ti senti a tuo agio con la versione per iPhone, rimarrai davvero sorpreso da ciò che può fare la versione per Mac.
Dopo aver installato l'applicazione, nel pannello di sinistra sono presenti solo due elementi, il primo è Posta in arrivo e il secondo Biblioteca. Posta in arrivo è ancora una volta una classica casella di posta, nella quale gli utenti trasferiscono note, idee, attività, ecc. Per salvare un elemento nella Posta in arrivo, tutto ciò che devi fare è compilare il testo e puoi lasciare il resto per un'elaborazione successiva e più dettagliata.
Oltre al testo direttamente in OmniFocus, puoi anche aggiungere alla Posta in arrivo file dal tuo Mac, testo contrassegnato da un browser Internet, ecc.. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sul file o sul testo e selezionare l'opzione Invia alla posta in arrivo.
Biblioteca è una libreria di tutti i progetti e cartelle. Dopo la modifica finale, ogni elemento passa dalla Posta in arrivo alla Libreria. Le cartelle che includono progetti vengono create molto facilmente. L'utente può utilizzare una serie di scorciatoie da tastiera che faciliteranno notevolmente il suo lavoro nell'applicazione. Per esempio. premendo Invio si crea sempre un nuovo elemento, che si tratti di un progetto o di attività all'interno di un progetto. Successivamente si utilizza la scheda per passare da un campo all'altro da compilare (informazioni sul progetto, contesto, scadenza, ecc.). Quindi puoi creare un progetto da dieci attività e ci vogliono solo pochi minuti o pochi secondi.
Posta in arrivo e Libreria sono incluse nel cosiddetto Prospettive (troveremo qui Posta in arrivo, Progetti, Contesti, Scadenza, Contrassegnato, Completato), che è una sorta di menu in cui l'utente si muoverà di più. I singoli elementi di questa offerta si trovano nei primi posti del pannello superiore. Progetti è un elenco di tutti i progetti inclusi i singoli passaggi. Contesti sono categorie che aiutano a migliorare l'orientamento e l'ordinamento degli elementi.
Grazie indica il tempo a cui si riferiscono i compiti assegnati. Flagged è ancora una volta la classica segnalazione utilizzata per l'evidenziazione. Review discuteremo di seguito e dell'ultimo elemento Prospettive è un elenco di attività completate o Completato.
Guardando OmniFocus, l'utente può anche avere l'impressione che l'applicazione sia confusa e offra molte funzioni che non utilizza. Tuttavia, dopo un esame più attento, sarai convinto del contrario.
Ciò che personalmente mi ha spaventato di più è stata l'apparente mancanza di chiarezza. Ho già provato diversi strumenti GTD e passare dall'uno all'altro non è sicuramente piacevole. Temevo che dopo aver trasferito tutti i progetti, le attività, ecc. sul nuovo strumento, avrei scoperto che non era adatto a me e avrei dovuto trasferire nuovamente tutti gli elementi.
Le mie paure, tuttavia, erano fuori luogo. Dopo aver creato cartelle, progetti ed elenchi ad azione singola (un elenco di attività che non appartengono ad alcun progetto), puoi visualizzare tutti i dati in OmniFocus in due modi. È il cosiddetto Modalità pianificazione a Modalità contesto.
Modalità pianificazione è la visualizzazione delle voci in termini di progetti (come quando selezioni Tutte le azioni per i progetti iPhone). Nella colonna di sinistra puoi vedere tutte le cartelle, i progetti, i fogli ad azione singola e nella finestra "principale" le singole attività.
Modalità contesto, come suggerisce il nome, consiste nel visualizzare gli elementi in termini di Contesti (di nuovo come quando selezioni Tutte le azioni in contesti su iPhone). Nella colonna di sinistra ora avrai un elenco di tutti i contesti e nella finestra "principale" tutte le attività ordinate per categoria.
Il pannello superiore viene utilizzato anche per un migliore orientamento nell'applicazione. Come la maggior parte delle cose in OmniFocus, puoi modificarlo come preferisci: aggiungere, rimuovere icone, ecc. Una funzione utile situata per impostazione predefinita sul pannello è Review (altrimenti si trova in prospettive/recensione) utilizzato per una migliore valutazione degli item. Questi sono ordinati in "gruppi": Revisione oggi, Revisione domani, Revisione entro la prossima settimana, Revisione entro il mese successivo.
Contrassegni i singoli elementi dopo averli valutati Marco recensito e si sposteranno automaticamente sul tuo Revisione entro il prossimo mese. Oppure, questa funzione può essere utile per quegli utenti che non rivedono regolarmente. Quando OmniFocus ti mostra alcune attività come Recensione oggi, quindi esaminali e fai clic su come Marco recensito, poi si passa a “valutare entro il prossimo mese”.
Un altro argomento del pannello che possiamo trovare nel menu Visualizza è Focus. Scegli un progetto, fai clic su un pulsante Focus e la finestra "principale" viene filtrata solo per questo progetto, inclusi i singoli passaggi. Potrai quindi concentrarti completamente sullo svolgimento di queste attività.
Anche la visualizzazione delle attività in OmniFocus è molto flessibile. Dipende solo dall'utente come imposta l'ordinamento, il raggruppamento, il filtraggio in base allo stato, alla disponibilità, al tempo o ai progetti. Ciò consente di ridurre facilmente il numero di elementi visualizzati. Questa flessibilità è aiutata anche dalle opzioni direttamente nelle impostazioni dell'applicazione, dove, tra le altre cose, possiamo impostare l'aspetto già menzionato (colori dei caratteri, sfondo, stili dei caratteri, ecc.).
OmniFocus crea i propri backup. Se non usi la sincronizzazione, ad esempio, con il tuo iPhone, non devi preoccuparti di perdere i tuoi dati. È possibile impostare l'intervallo di creazione del backup su una volta al giorno, due volte al giorno, alla chiusura.
Oltre alla sincronizzazione con i dispositivi iOS, di cui ho parlato nella prima parte della serie, OmniFocus per Mac può anche trasferire dati su iCal. Ho esultato quando ho visto questa funzione. Dopo averlo provato, ho scoperto che gli elementi con la data impostata non vengono aggiunti in iCal ai singoli giorni, ma "solo" in iCal agli Elementi, ma forse gli sviluppatori ci lavoreranno se è in loro potere.
I vantaggi della versione Mac sono enormi. L'utente può adattare l'intera applicazione alle sue esigenze, desideri e anche in base alla misura in cui utilizza il metodo GTD. Non tutti utilizzano questo metodo al 100%, ma è dimostrato che se ne usi solo una parte, sarà vantaggioso e OmniFocus può aiutarti in questo.
Per chiarezza vengono utilizzate diverse impostazioni o due modalità di visualizzazione con le quali è possibile ordinare gli elementi in base a progetti e categorie. Offre movimenti intuitivi nell'applicazione. Ma questa convinzione durerà solo finché non scoprirai come funziona questo software.
funzione Review ti aiuta con la tua valutazione, hai diverse opzioni per filtrare determinate attività. Utilizzando l'opzione Focus puoi concentrarti solo su un determinato progetto che è importante per te in quel momento.
Per quanto riguarda i difetti e gli svantaggi, finora non ho notato nulla che mi dia fastidio o che manchi in questa versione. Forse basta ottimizzare la sincronizzazione con iCal, quando gli elementi di OmniFocus verranno assegnati alla data specificata. Il prezzo potrebbe essere considerato un possibile svantaggio, ma dipende da ciascuno di noi e se vale la pena investire.
Per chi di voi ha la versione per Mac e non sa ancora come usarla, consiglio di guardare i video tutorial direttamente da The Omni Group. Si tratta di video didattici estesi e ottimamente gestiti, con l'aiuto dei quali imparerai le basi e le tecniche più avanzate di OmniFocus.
Quindi OmniFocus per Mac è la migliore app GTD? Secondo me sicuramente sì, è funzionale, chiaro, flessibile e molto efficace. Ha tutto ciò che dovrebbe avere un'app di produttività perfetta.
Dovremmo vedere anche OmniFocus 2 ispirato alla versione per iPad entro la fine dell'anno, quindi abbiamo sicuramente molto da aspettarci.
Collegamento ai video tutorial
Collegamento al Mac App Store - € 62,99
Parte 1 della serie OmniFocus
Ciao,
grazie per la bella recensione, così sono riuscito a buttare via carta e penna e ho iniziato a organizzare il mio lavoro in formato elettronico.
Su iCal in sincronia con Google Cal. Stavo cercando uno strumento GTD, ma ho un problema perché nel mio lavoro ci sono altre 2 persone che ci lavorano e, nel caso ideale, dobbiamo sincronizzare le attività e, inoltre, ognuno di noi ha un HW leggermente diverso (1x Win, 2x Macbook, 2x Iphone, 1x Android). Gli strumenti web non sono abbastanza veloci, soprattutto al telefono, la carta è più veloce.
Quindi non siamo riusciti a trovare uno strumento perfetto al 100%. Poi usiamo Evernote, faccio quasi tutto, compreso il collegamento con il calendario.
Probabilmente è la prima soluzione GTD che mi ha davvero costretto a buttare via carta e penna - velocità - scorciatoie da tastiera per inserire note nella posta in arrivo, aggiungendo altrettanto rapidamente note di testo/foto sul telefono...
Ho quaderni per area, grandi progetti in quaderni separati e priorità per aiutare il sistema con i TAGS. Il progresso nel progetto dato è contrassegnato dall'aiuto della casella di controllo delle cose da fare. Mi sono ispirato qui: http://www.straightpathsql.com/archives/2010/07/getting-organized-a-tasks-life/
La sincronizzazione nel cloud funziona nella versione gratuita, almeno per la lettura, se non si trova niente di meglio probabilmente passeremo alla versione a pagamento.
Qualcun altro utilizza GTD nel cloud con altre persone? Cosa ha funzionato meglio per te?
Secondo me uno strumento ideale dovrebbe essere in grado di:
– connettività con la posta elettronica (necessità di restituire collegamenti al client di posta elettronica)
- sincronizzazione cloud
– possibilità di allegati
– alcune soluzioni di calendario (cadono automaticamente ad oggi come dovrebbero fare le cose)
– applicazione – ad esempio può essere eseguita in background e le scorciatoie da tastiera funzionano
– multipiattaforma – non è sempre possibile percorrere l’intero gruppo su Mac+iPhone solo a causa di GTD
- stabilità
– Chiarezza della GUI
- facilmente reperibile
...
Non ho risolto Evernote, soprattutto il calendario, se tralascio solo il plugin di input per web google cal. è possibile inviare un'e-mail dal calendario tramite una notifica alla casella di posta.
Qualcuno conosce il Santo Graal? :)
Grazie,
Tommaso.
Grazie per l'interessante commento. Devo ammettere che non ho alcuna esperienza con Evernote e personalmente non ne vedo molta utilità.
Per quanto riguarda il problema da te descritto è sicuramente un'ottima soluzione. È chiaro che è molto difficile trovare uno strumento che funzioni su tutti i dispositivi. Inoltre, non conosco quasi nessuna applicazione del genere che funzioni su tutti i dispositivi. Forse puoi provare l'app Wunderlist. Questo è per tutti i dispositivi, viene sincronizzato tramite cloud con l'account creato. Quindi potrebbe essere una possibile soluzione. Può gestire la maggior parte dei requisiti che hai descritto. Anche dell'app Wunderlist si parlerà più approfonditamente nella terza e ultima parte della serie OmniFocus. La domanda allora è se sarebbe meglio combinare Evernote con un'altra app o aspettare che ne esca una multipiattaforma in grado di fare tutto.
Grazie per il tipo
Ho provato Wunderlist, non sembra male, purtroppo è troppo semplice, probabilmente non adatto al metodo GTD - non supporta tag, link a e-mail, allegati, screenshot...
Quindi probabilmente resterò con Evernote.
Grazie,
Tommaso.
Devo dire che ho provato quasi tutto su iTunes in termini di app di cose da fare, calendari e strumenti GTD, ma per me finora ha vinto Pocket Informant. Utilizzo Omnifocus da molto tempo, ma dopo aver provato Informant, tutto il resto sembra incompleto: mi manca sempre qualcosa. Anche se costa circa 10 dollari e ammetto che è l'app più costosa che io abbia onestamente comprato :D:D Può sincronizzare tutti i tipi di account, possono essercene diversi, ha un calendario con tutte le anteprime necessarie e ha anche un righello perfetto: puoi anche scegliere se usare lo stile Franklin Covey/Getting Things Do/Toodledo. Ancora non capisco come così tante persone non lo sappiano?? :)
Ciao, grazie per l'interessante articolo. Per favore, dammi un consiglio. Sto provando Evernote in questo momento e, a differenza dello scrittore, con me
quando si seleziona il testo e si fa clic su di esso con il tasto destro del mouse, non offre "aggiungi selezione a evernote"
Devo copiare il testo manualmente. Si prega di avvisare..?
Grazie