Giorgio Filippo Messaggio commerciale: L’offerta attuale sul mercato dei sistemi gestionali per piccole imprese è davvero ampia. Allo stesso tempo, scegliere il software giusto è una decisione davvero importante. Dopotutto, non vuoi scoprire tra qualche settimana di aver fatto una scelta inappropriata, passare a un'altra applicazione e formare l'intero team dall'inizio. Quindi, come navigare in un mercato affollato e scegliere un software che crescerà con te rimanendo al passo con le ultime tendenze?
Dai un'occhiata ai nostri suggerimenti su come scegliere il sistema migliore per la tua azienda e quali requisiti dovrebbe soddisfare il software informativo.
Perché utilizzare un sistema di gestione per piccole imprese?
Ci sono molte ragioni per cui un'azienda dovrebbe utilizzare un software aziendale. Non solo le grandi aziende, dove è ovvio mantenere l'organizzazione dell'intera azienda e di tutti i team. Ma anche per le piccole imprese, dove un simile strumento di gestione aziendale può rivelarsi un potente strumento per migliorare i processi aziendali. Ciò porta ad un aumento della competitività e del successo dell’azienda a lungo termine.
Forse ti trovi in una situazione in cui la tua azienda utilizza già alcuni strumenti... uno per la fatturazione, uno per la comunicazione, gestisci i flussi di cassa in Excel, nell'altro Excel hai la lista clienti, il calendario, gli estratti conto e il resto su carta . Se questa soluzione ti sembra un po’ caotica, cerca un sistema più completo che copra la maggior parte delle tue esigenze di gestione aziendale in un unico posto.
I principali motivi per cui anche le piccole imprese dovrebbero implementare un sistema di gestione aziendale:
- Migliorare l’efficienza e la produttività: Efficace sistema informativo aziendale consente l'automazione dei processi, la riduzione degli errori durante l'immissione manuale o la copia dei dati e un notevole risparmio di tempo. Ciò porta a una migliore efficienza e produttività dei lavoratori e aumenta le prestazioni dell’azienda.
- Migliore gestione del tempo: Un sistema di gestione aziendale semplifica la pianificazione e l’organizzazione del tempo, delle attività e dei progetti, consentendo ai dipendenti di concentrarsi maggiormente sul proprio lavoro e ridurre lo stress.
- Condivisione e gestione delle informazioni più efficiente: Un sistema informativo gestionale aiuta a gestire dati e informazioni e consente un migliore accesso e condivisione dei dati tra diversi dipartimenti e dipendenti. Ciò porta a una migliore collaborazione tra i dipendenti, inoltre hai tutti i documenti importanti in un unico posto e ciò significa non più ricerche frenetiche tra i documenti.
- Processo decisionale più accurato e più rapido: Il sistema di gestione dell'azienda fornisce informazioni in tempo reale sullo stato dei progetti e delle attività dell'azienda, consentendo un processo decisionale più rapido e consapevole.
- Riduzione dei costi:Un sistema informativo per le piccole imprese consente una migliore pianificazione e controllo delle entrate e delle spese e aiuta a identificare le aree in cui è possibile ridurre i costi.
Quali funzioni cercare in un sistema gestionale aziendale?
Automazione
Un sistema di gestione aziendale dovrebbe consentire l'automazione di processi ripetitivi o attività semplici per ridurre al minimo gli errori e le perdite di tempo in attività ripetitive. L'automazione può includono, ad esempio, fatturazione ricorrente, solleciti di pagamento, invio automatico di email, generazione di report o creare attività o progetti da modelli. In questo modo è possibile ridurre il carico sui dipendenti, ridurre gli errori e migliorare l’efficienza del lavoro.
Archiviazione dati nel cloud
L'uso dell'archiviazione dei dati nel cloud può consentire una condivisione dei dati più semplice e sicura all'interno dell'azienda, tutto è chiaramente in un unico posto. Consente inoltre l'accesso ai dati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, aumentando l'efficienza del lavoro e consentendo un rapido scambio di informazioni. L'archiviazione dei dati nel cloud sarà apprezzata anche da tutte le aziende in cui i membri del team lavorano, ad esempio, da un ufficio a casa.
Gestione dei compiti
Il software di gestione aziendale dovrebbe consentire un facile monitoraggio e gestione delle attività e delle relative scadenze. Ciò può includere, ad esempio, la pianificazione e l'assegnazione di attività, il monitoraggio dello stato di completamento delle attività e il promemoria delle attività in sospeso. Grazie a questo, i membri del team possono distribuire il lavoro in modo più efficiente, monitorare il carico di lavoro e completare tutte le attività assegnate in tempo.
Řízení projektů
Il sistema di gestione dell'azienda dovrebbe consentire una gestione efficace del progetto, compresa la pianificazione, il coordinamento e il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto. Ciò include, ad esempio, la pianificazione del budget, l'efficienza e la redditività dei progetti. Un tale sistema consente all’azienda di gestire meglio i propri progetti e ottenere risultati e profitti migliori.
Idealmente, lo strumento selezionato dovrebbe offrire molteplici opzioni per la rappresentazione grafica dei progetti, come schede Kanban, diagrammi di Gantt o panoramiche tabellari per una chiara visualizzazione di progetti, budget, assegnazione di compiti, stato e progresso.
CRM
Il software aziendale dovrebbe includere anche strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Ciò consente all’azienda di comunicare in modo più efficace con i clienti e di gestire meglio le loro esigenze.
Se il sistema ti consente di allineare il CRM con altri processi, come la gestione dei progetti, la fatturazione, la gestione dei contratti o la pianificazione dei flussi di cassa, all'interno di un'unica piattaforma di gestione aziendale, potrai vedere i tuoi clienti da una prospettiva a 360°.
Gestione del carico di lavoro dei dipendenti
La funzione di gestione del carico di lavoro dei dipendenti ti aiuterà a distribuire in modo più efficiente il lavoro tra i singoli membri del team e quindi a raggiungere il loro carico di lavoro ottimale. Il sistema informativo aziendale dovrebbe consentire la pianificazione del tempo e dei compiti in modo che siano equamente distribuiti e che i dipendenti siano adeguatamente caricati in base alle loro capacità e prestazioni lavorative. Allo stesso tempo, dovrebbe esserlo il sistema è in grado di monitorare il carico e, se necessario, offrire una soluzione adeguata, ad esempio ridistribuendo i compiti o aumentando il numero di dipendenti in un determinato team. Esso consentirà di aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, che contribuisce al successo a lungo termine dell’azienda.
Consigli per scegliere il miglior software per le piccole imprese
Quando si sceglie un software per piccole imprese, è importante identificare le proprie esigenze e considerare il proprio budget.
Considerare anche la facilità di implementazione e utilizzo del software, la capacità di integrazione con altri sistemi e software, l'applicazione mobile e la complessità delle funzionalità.
1. Identifica le tue esigenze:
Prima di iniziare a cercare il software giusto, considera quali funzioni e caratteristiche ti servono per gestire la tua attività.
Tieni presente che alcuni software offrono funzionalità specializzate per determinati settori, mentre altri sono universali e possono essere adattati alle esigenze di diversi settori.
2. Facilità di installazione e utilizzo del software:
Considera quanto velocemente puoi implementare un nuovo software nella tua azienda e quanto è facile da usare.
Trovare un software con un'interfaccia intuitiva e una configurazione semplice può far risparmiare tempo e ridurre al minimo la formazione dei dipendenti. Idealmente, il software dispone di tutorial online e video di formazione disponibili per aiutarvi con la formazione o offre consulenze in cui potete consultare l'implementazione del sistema nella vostra azienda.
3. Una soluzione con funzione di gestione finanziaria:
Una soluzione software più avanzata con funzionalità di gestione finanziaria può aiutare le piccole imprese a monitorare e gestire le operazioni finanziarie. Questo ti darà una panoramica delle entrate e delle uscite nel momento attuale e nel prossimo futuro o del rispetto dei budget. Puoi prevedere lo sviluppo del flusso di cassa per i prossimi mesi, la redditività dei progetti e i punti deboli in cui si perdono inutilmente soldi nell'azienda.
4. Possibilità di integrazione con altri sistemi e software:
Considera quale altro software utilizzi e se il nuovo software è compatibile e può essere facilmente integrato con altri sistemi. Un'interfaccia programmabile (API) accessibile è quindi fondamentale. Make è anche una popolare piattaforma di integrazione, che consente integrazione e automazione avanzate.
La ricerca di un software con funzionalità di importazione ed esportazione dei dati può semplificare il tuo lavoro e ridurre al minimo l'immissione manuale dei dati.
5. Considera il tuo budget:
Quando scegli il software, considera il tuo budget e prova a trovare una soluzione che soddisfi le tue esigenze e sia conveniente per la tua attività.
Fai attenzione quando confronti i preventivi e valuta se le funzionalità aggiuntive valgono il prezzo più alto. Una versione di prova gratuita dovrebbe essere una cosa ovvia.
6. L'applicazione mobile include:
La disponibilità di una versione mobile del sistema di gestione aziendale consente a te e ai tuoi dipendenti di rimanere connessi e reattivi anche in movimento, indipendentemente dalla posizione e dalle attrezzature attuali. Ciò è particolarmente importante quando si tratta di gestire team e attività ibridi e remoti.
Tieni presente che l'applicazione mobile dovrebbe essere facile da usare e disponibile su diversi sistemi operativi.
7. Funzioni di reporting complete:
Una soluzione software con funzioni di reporting complete può aiutare le piccole imprese a monitorare e analizzare le prestazioni aziendali, monitorare l'efficacia delle attività, dei progetti e delle campagne in modo da poter rispondere in modo flessibile alle situazioni emergenti.
Idealmente, il software aziendale fornirà preziose informazioni sulla tua performance finanziaria, avanzamento di progetti e attività, capacità e utilizzo dei dipendenti e molto altro ancora. Inoltre, la soluzione avanzata consente di creare report grafici personalizzati e impostare vari criteri per l'aggregazione e l'ordinamento dei dati.
8. Funzione di comunicazione dei componenti:
La ricerca di software con funzionalità di comunicazione come strumenti di chat o condivisione di file può aiutare le aziende a gestire le comunicazioni interne in modo efficace.
Inoltre, la ricerca di un software in grado di integrarsi con altri strumenti di comunicazione come le videochiamate può essere utile per facilitare la collaborazione del team.
Già selezionato?
Come proprietari di piccole imprese, abbiamo molto di cui occuparci e spesso non è facile mettere tutto insieme. La giusta soluzione software per la gestione della tua attività può darti un grande vantaggio rispetto alla concorrenza. All'improvviso avrai una panoramica degli ordini e delle attività e delle relative scadenze, dei clienti e della comunicazione con loro, del flusso di cassa e del carico di lavoro dei singoli membri del team. Risparmierai molto tempo speso in attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Puoi invece concentrare le tue energie sull'innovazione e sulle soluzioni che fanno progredire la tua attività.
Autore: Caflou - Sistema gestionale tutto in uno per le piccole e medie imprese
Caflou ti aiuterà a gestire in modo efficace l'intera azienda e le sue finanze. Ti consentirà di monitorare il flusso di cassa e prevederne lo sviluppo futuro. Ti libererai del lavoro di routine, ridurrai il tasso di errore, migliorerai il lavoro di squadra e aumenterai le prestazioni aziendali. Tutto in un unico posto. Da qualsiasi luogo e ad un prezzo conveniente.
