Lukáš Gregor: Toglitelo dalla testa

Ultimamente si parla molto del metodo GTD – Getting Things Done, che aiuta le persone a essere più produttive, a gestire il proprio lavoro e la propria vita personale. Il 27 aprile nella Repubblica Ceca si terrà la prima conferenza su questo metodo e Jablíčkař.cz ha invitato uno dei più famosi all'intervista. Lukáš Gregor, insegnante, redattore, blogger e anche docente GTD.

Un saluto, Luca. Diciamo solo che non ho mai sentito parlare di GTD. Potete dirci, da laici, di cosa si tratta?

Il metodo Getting Things Done è uno strumento che ci permette di essere molto più produttivi. Si basa sul fatto che, nonostante il cervello sia un organo affascinante, presenta alcune limitazioni che noi stessi boicottiamo (o di cui non siamo consapevoli). Ad esempio allagandolo o meglio diserbandolo per ragioni del tutto incomprensibili. In tale stato difficilmente può essere sfruttato al massimo delle sue potenzialità durante i processi creativi, quando si pensa, quando si impara e non può nemmeno riposarsi completamente. Se aiutiamo la nostra testa da zavorra (che significa: da cose che non abbiamo realmente bisogno di tenere in testa), facciamo il primo passo per essere efficienti.

E il metodo GTD offre una guida in pochi passaggi per raggiungere quello stato di calma e capacità di concentrazione. Come schiarirti le idee usando la funzione snooze elementi nella cosiddetta casella di posta e come organizzare tutti i tuoi progetti e "compiti", personali o lavorativi, in un sistema chiaro.

A chi è destinato il metodo, a chi può essere utile?

Mi viene l'acquolina in bocca che si adatti per ciascuno, ha i suoi svantaggi. Se osservo la situazione attraverso i diversi tipi di lavoro, quelli che si basano essenzialmente sull'acutezza e sulla risposta all'ambiente (ad esempio vigili del fuoco, medici, ma anche supporto tecnico vario, persone al telefono...) potranno utilizzare solo una frazione del metodo, o semplicemente utilizzeranno il metodo per il loro sviluppo personale, a livello personale. E non è nemmeno un metodo per tutti perché ci sono persone che trovano orrore qualsiasi ordine, sistematizzazione o semplicemente paralizzante ancor più del caos.

E in realtà un'altra categoria – non è certamente per coloro che con la loro debole volontà inseriscono tutti i loro problemi nel metodo, pensando che questo li aiuterà da solo, forse anche a condurre una vita più felice...

Tutti gli altri gruppi di persone possono iniziare con GTD.

Esistono altri metodi simili? Se sì, come li paragoneresti a GTD?

È necessario demistificare in qualche modo GTD. Senza entrare nella storia delle considerazioni sulla produttività, ci sono stati comprensibilmente tentativi di risolvere i problemi di gestione del tempo già da molto tempo (sì, già nell’antica Grecia). Sebbene la GTD non riguardi direttamente questo, non è nemmeno un nuovo miracolo, un farmaco che David Allen avrebbe inventato dal nulla attraverso frenetici esperimenti in laboratorio. Nel metodo c'è più buon senso che sperimentazione, oserei dire addirittura eretico quell'etichetta metodo la danneggia in qualche modo, e vorrei sottolineare proprio quell'aspetto utensili a sequenza logica di passaggi, che può aiutare.

Sto solo suggerendo che ce ne sono sicuramente di simili metodi, approcci che parlano di come risolvere al meglio i propri "obblighi", alcuni hanno tali metodi senza leggerli da nessuna parte, ci pensano e basta. (Per inciso, le donne guidano in questa direzione.) Ma se dovessi trovare qualcun altro a titolo definitivo attrezzo, che si applica direttamente al GTD, sarebbe sicuramente il metodo ZTD (Zen To Done, tradotto come Zen e qui fatto). È una soluzione adatta se una persona ha già annusato GTD e ha iniziato a risolvere il problema della definizione delle priorità dei compiti, perché Leo Babauta ha combinato GTD con l'approccio di Stephen Covey e ha formulato tutto in modo tale che fosse semplice. Oppure una soluzione adatta se non vuole risolvere GTD, non vuole nemmeno leggere Covey, è più un libero professionista, un essere minimalista.

Allora qual è il primo passo verso il GTD se mi rendo conto che voglio fare qualcosa con il mio tempo e i miei compiti?

Consiglio sempre ai principianti di fare almeno due, tre ore spesso per la massima tranquillità. Metti della bella musica, magari apri una bottiglia di vino. Prendi un foglio di carta e scrivili tutti sopra, in elenchi puntati o utilizzando una mappa mentale progetti, su cui stanno attualmente lavorando. Ottieni il massimo dalla tua testa. Forse mi aiuteranno anche le cosiddette aree di interesse (=ruoli) che mi piace utilizzare, ad esempio dipendente, marito, padre, atleta... e progetti individuali o gruppi/liste di cose da fare.

Perché tutto questo? Dopotutto, una volta che ti sarai tolto dalla testa queste nozioni di base, sarai in grado di iniziare a praticare GTD. Inizia a procrastinare, registra lo stimolo in arrivo e poi assegnalo al progetto che hai già contrassegnato in fase di smistamento.

Ma la domanda includeva anche fai qualcosa con il tuo tempo. In questa direzione, GTD non è proprio la soluzione più adatta, oppure crea lo sfondo, le fondamenta, ma non si tratta di pianificare. Qui consiglierei di prendere un libro Prima la cosa più importante, o semplicemente fermarsi, prendere fiato e pensare a dove sono adesso, dove voglio andare, cosa sto facendo per questo... È piuttosto per un altro dibattito, ma GTD permetterà a una persona di fermarsi e prendere un respiro.

Di cosa ho bisogno per utilizzare GTD? Devo acquistare degli strumenti? Cosa raccomanderesti?

Naturalmente il metodo riguarda soprattutto le corrette abitudini, ma non sottovaluterei la scelta dello strumento, perché influisce anche su quanto bene riusciremo a convivere con il metodo. Soprattutto all'inizio, quando stai solo rafforzando la tua fiducia nel metodo, un buon strumento è molto importante. Potrei consigliare qualche applicazione specializzata, ma starei più attento. Per i principianti ho avuto una buona esperienza con Wunderlist, che è più una sofisticata "lista di cose da fare", ma alcune procedure possono già essere provate e apprese.

Ma alcune persone si sentono molto più a loro agio con una soluzione cartacea, che ha il suo fascino, ma anche i suoi limiti, sicuramente non è così flessibile durante la ricerca e il filtraggio delle attività.

Perché il metodo ha più applicazioni software per Apple che per Windows? Questo fatto si manifesta in qualche modo tra coloro che sono interessati al metodo?

L'offerta per Windows non è piccola, ma si tratta per lo più di strumenti che esistono anziché essere utilizzati. La prevalenza delle applicazioni GTD per la piattaforma Apple può essere dedotta anche dai gruppi che lavorano con questo metodo: molto spesso si tratta di liberi professionisti o di persone del settore IT. E se entriamo nel mondo aziendale, è possibile utilizzare Outlook direttamente per GTD.

C'è differenza tra l'utilizzo di GTD per studenti, responsabili IT, mamme casalinghe o anche anziani?

Non in linea di principio. Solo i progetti saranno diversi, per alcuni prevarrà una divisione più dettagliata in singoli passaggi, mentre per altri prevarrà il lavoro di routine. È proprio questa la forza di GTD, la sua universalità.

Cosa rende il metodo GTD così unico da guadagnare sempre nuovi fan?

Sto parzialmente rispondendo a questo attraverso le risposte precedenti alle domande. GTD si basa sul buon senso, rispetta il funzionamento (e i limiti) del cervello, rappresenta una procedura per organizzare le cose, e queste non devono essere solo i compiti, ma anche la disposizione dell'ufficio o le cose in officina. È universale e può sicuramente aiutare subito dopo l’impianto, cosa che considero un grande vantaggio. I risultati sono tangibili e immediati, che è ciò di cui si ha bisogno. Inoltre, puoi iniziare a lavorarci anche durante il periodo di stampa. Se avessi intenzione di iniziare a pensare alla tua missione, sarebbe davvero piuttosto difficile con una serie di scadenze scottanti.

Starei solo attento con quella parola unico, Preferisco considerarlo il suo punto di forza. Se sia unico, lo lascerò a chi è interessato. Mi va bene che GTD mi sia arrivato quando ne avevo bisogno, mi abbia aiutato, ed è per questo che l'ho diffuso ulteriormente.

Come si presenta la GTD fuori dalla Repubblica Ceca? Com’è nel suo paese d’origine, gli USA?

Tutto quello che posso dire è che la prevalenza e la consapevolezza sembrano essere maggiori in Occidente che qui. Ma non lo seguo particolarmente, non ho davvero molti motivi per farlo. Per me è importante la mia esperienza e quella di chi mi contatta, di chi legge il sito mitvsehotovo.cz, o che seguono i miei corsi di formazione. Leggo e sfoglio blog specializzati provenienti dall'estero, ma mappare lo stato della GTD nel mondo è un ambito che al momento va oltre le mie esigenze.

Com’è invece la comunità degli appassionati di GTD nella Repubblica Ceca?

Mi sono ritrovato a vivere in una realtà un po’ distorta. Circondato da numerosi utenti GTD, per un po' ho avuto l'impressione che fosse qualcosa di così familiare! Ma ehi, la stragrande maggioranza del mondo intorno a me non ha mai sentito parlare di GTD e nella migliore delle ipotesi può solo usare la parola gestione del tempo.

E poi c'è anche uno strano gruppo di persone che pensano che la GTD venga trasformata in una religione, ma non so davvero da dove venga questa sensazione. Perché qualcuno che lo utilizza condivide la propria esperienza o cerca suggerimenti e consigli da altri?

La grandezza della comunità degli appassionati di GTD nella Repubblica Ceca non può essere sopravvalutata. 376 intervistati hanno risposto ad un questionario specialistico, creato nell'ambito di una tesi di diploma, che ci ha piacevolmente sorpreso. Il sito Mítvšehotovo.cz viene visitato da circa 12 mila persone alla settimana, ma il sito è stato concettualmente ampliato per includere altri ambiti dello sviluppo personale, quindi questo numero non può essere preso come una risposta all'interesse per GTD nella Repubblica ceca.

Partecipi all'organizzazione Prima conferenza GTD qui. Perché è stata creata la conferenza?

Percepisco principalmente due impulsi motivazionali fondamentali per i convegni: a) consentire l'incontro della comunità data, per arricchirsi a vicenda, b) attirare persone non contrassegnate, persone esterne a quella cerchia e ampliare il proprio campo visivo con qualcosa, forse anche per educare...

Può venire alla conferenza un principiante o un profano assoluto del GTD? Non si sentirà perso lì?

Al contrario, credo che questa conferenza sia stata felice di accogliere i principianti o i non iniziati. Il nostro scopo non è – come alcuni ci accusano – di rafforzarci culto di GTD, ma parlare di produttività ed efficienza, trovare modi per mettere le cose in ordine, conciliare lavoro e vita personale, ecc. E per questo serve la visione di chi non ha mai sentito parlare di metodi o li sta ancora cercando. A proposito, anch'io sono ancora un cercatore, anche se alleno GTD.

Cerca di attirare i nostri lettori alla conferenza. Perché dovrebbero farle visita?

La mia intuizione mi dice che tutto si svolgerà in un'atmosfera molto piacevole. L'ambiente è bellissimo, il team di persone che lo organizza mi è umanamente vicino, i relatori invitati e gli ospiti sono di alta qualità, dicono che ci dovrebbe essere ottimo ristoro e cibo... Beh, penso che sarà semplicemente un ottimo giorno!

Cosa diresti a chi non riesce a stare al passo con i propri impegni nella vita lavorativa e vorrebbe un po' di ordine anche nella vita privata?

L'alfa e l'omega sono la realizzazione della preziosità del dono che abbiamo ricevuto e che continuiamo a ricevere, ad ogni risveglio ad un nuovo giorno. Che siamo, che viviamo. Viviamo in un certo spazio e in un certo tempo. E proprio che il tempo è una quantità con così tante incognite che dovremmo guardarla molto di più. Possiamo risparmiare denaro, possiamo anche prenderlo in prestito da qualcuno, il tempo semplicemente passa, non importa quanto ci pensiamo. Sarebbe fantastico se gli fossimo grati e lo apprezzassimo. Solo allora l’organizzazione e la pianificazione potranno avere senso ed essere veramente efficaci.

Se volete saperne di più sul metodo GTD, potete venire a vedere la prima conferenza GTD nella Repubblica Ceca con tutta una serie dei migliori relatori e docenti nel campo di questo metodo. Il sito web della conferenza e le opzioni di registrazione sono disponibili di seguito da questo collegamento.

Luca, grazie per l'intervista.